העולם בו אנחנו חיים משתנה כל הזמן והופך ליותר ויותר טכנולוגי. כיום אנשים כבר כמעט ולא עושים שימוש בשיטות מיושנות כדי לנהל את העסק שלהם ועוברים לשירותים מקוונים, בין היתר הם משתמשים בשירותי סליקה, בשיווק דיגיטלי וגם חשבונית דיגיטלית היא חלק בלתי נפרד מהעסק. אז כיצד החשבונית הדיגיטלית מייעלת את העסק? כדאי להמשיך לקרוא.
מהי החשבונית הדיגיטלית ואיך היא עובדת?
החשבונית הדיגיטלית היא אפשרות מקוונת להוצאת חשבוניות, קבלות וניירת עסקית לעצמאיים ועסקים. מדובר על תוכנה מתקדמת שמטרתה להחליף את הניירת המיושנת בעסקים ורבים עושים בה שימוש. כדי לעשות בה שימוש, מורידים חשבונית דיגיטלית כאפליקציה או כתוכנה למחשב, ממלאים פרטים, מוסיפים את הלוגו ואת החתימה וכך יוצרים תבנית צבעים ועיצוב שמתאימים לעסק ולמה שהוא משדר. כמו כן, ניתן בשלב מאוחר יותר להוסיף את שמות הלקוחות ואלה נשמרים בתוך התוכנה לשימוש עתידי נוח יותר.
אילו יתרונות וחסרונות יש לחשבונית הדיגיטלית על פני המודפסת?
בעולם דיגיטלי כמו שלנו, קשה למצוא חסרונות לשימוש בתוכנות שונות, בטח בכל מה שנוגע ללקוחות. אולי החיסרון היחיד שיש לשימוש בתוכנות דיגיטליות קשורות לחשש שמה המידע יאבד במידה ותהיה פריצה או גניבה של המחשב, אך כיום כל התוכנות הללו מגובות בענן ויש להן יכולות התגוננות גבוהות במיוחד מפני פריצות שונות.
היתרונות הם רבים ואולי היתרון הבולט ביותר יושב על העובדה שהחשבונית הדיגיטלית מאפשרת מהירות רבה וזמינות בכל מקום. דמיינו זאת – אתם יושבים בחופשה בחו"ל וצריכים להגיש חשבונית כדי לקבל תשלום עבור מוצר או שירות שסיפקתם, בפעולה של כמה דקות תוכלו לבצע זאת וכל שאתם זקוקים לו הוא חיבור לאינטרנט.
ניתן לעשות שימוש בתוכנה במחשב שולחני, במחשב הנייד ואפילו בטלפון – קל למצוא מסמכים במהירות ולהגיש אותם שוב והם נגישים יותר גם עבור הגשת הדוחות לרשויות המס. יתרון נוסף שאולי לא רבים חושבים עליו אך גם הוא משמעותי מתייחס לאופן שבו העסק נראה למול הלקוחות – עסק שמשדר קדמה ודיגיטליות הוא עסק שלקוחות צעירים ומעודכנים מהיום נמשכים אליו יותר מאשר לעסקים שעובדים בשיטות מיושנות יותר.
האם היא מתאימה לכל עסק?
שאלה שעולה בקרב לא מעט בעלי עסקים היא – האם החשבונית הדיגיטלית בכלל מתאימה לעסק שלי? ובכן, כן. כל עסק ימצא בתוכנה שימוש ויתרונות לעומת ההתנהלות הקודמת, למשל, הוצאת חשבונית ללקוחות שמחויבים בתשלום בתאריך מסוים הופכת קלה הרבה כי לא קיים יותר התירוץ שהחשבונית עוד לא התקבלה כי נשלחה בדואר וכדומה. כדאי לדעת כי חשבונית דיגיטלית יכולה לשדרג את העסק בעיקר, לכן מומלץ מאוד לשקול ולבצע את המעבר שהופך קל ופשוט יותר ככל שהזמן עובר.
כיצד מתנהלים עם תוכנת החשבונית הדיגיטלית בעסק ביום יום?
את התוכנה יש להתקין על המחשב ובטלפון, כדי לייצר זמינות גבוהה עבור הלקוחות והספקים. יש להטמיע את כל המידע הראשוני ואז להתחיל להנפיק מסמכים ולשלוח אותם ללקוחות באופן מסודר על פי הצורך. התוכנה שומרת את המידע ואת המסמכים בתוכה וניתן לראות את המידע העסקי על פי פילוח הכנסות, חודשים לאורך השנה ועוד.